La regla para decidir
Una tarea merece la pena automatizarla cuando cumple tres cosas:
- Se repite cada día o cada semana.
- Sigue siempre las mismas reglas, sin que tengas que decidir nada.
- Si falla, no pasa nada grave, o se ve enseguida y se arregla.
Si falta alguna de las tres, deja que la haga una persona, o que la máquina prepare y la persona decida.
Tarea por tarea
| Tarea | ¿Automatizar? | Cómo |
|---|---|---|
| Pedir cita o mesa | Sí, lo primero | Desde tu web, a cualquier hora, y tú lo ves en el móvil |
| Avisos y recordatorios | Sí | Por correo, a ti y a tu cliente |
| Noches libres de una casa rural | Sí, con cuidado | Enlazando los calendarios de Booking y Airbnb, que se actualizan cada pocas horas |
| Pasar datos entre apps | Depende | Cobros, facturas u hojas, si lo haces a menudo |
| Responder reseñas | A medias | Se prepara un borrador y lo apruebas tú |
| Contestar una queja | No | Necesita tu criterio y tu tono |
| Datos de salud de pacientes | Con mucho cuidado | Con el programa de tu consulta, no con cualquier herramienta |
Por dónde empezar
Durante una semana, apunta cada vez que coges el teléfono o contestas un mensaje para lo mismo. Lo que más se repita es tu primera automatización. En la mayoría de los negocios con clientes que reservan, son las citas o las mesas.
Empieza por una sola cosa. Cuando funcione sin que tengas que mirarla, pasa a la siguiente. Si cambias cinco cosas a la vez, no sabrás cuál te ayuda.
"Prueba siempre la automatización haciéndote pasar por tu cliente, desde tu móvil. Si a ti te cuesta, a él también."
Cómo saber si te compensa
La cuenta es sencilla: cuántas horas al mes te quita esa tarea, por lo que vale tu hora, frente a lo que cuesta la herramienta. Suma también lo que no se ve: las llamadas que no puedes coger en pleno servicio y las comisiones que pagas por reserva si usas una plataforma.
Lo que cobro yo, sin comisión por reserva:
| Qué | Precio (+ IVA) |
|---|---|
| Agenda de citas para la web que ya tienes (hasta 2 personas) | 160 € + 28 €/mes |
| Web de una página con reservas o citas | 580 € + 28 €/mes |
| Restaurante o casa rural: web, reservas y presencia en Google | 740 € + 28 €/mes |
| Presencia en Google: ficha, reseñas, Bing y Apple Maps | 120 € |
Tienes el detalle en automatizaciones para negocios y en reservas online sin comisiones.
Errores que conviene evitar
- Automatizar lo que no funciona. Si el proceso ya es un lío, irá igual de mal, pero más rápido.
- Quitar a la persona del todo. Tu cliente tiene que poder hablar contigo cuando lo necesite.
- Un programa para cada cosa. Tres suscripciones que no se hablan entre sí son más trabajo, no menos.
- Olvidar los datos. Si guardas datos de tus clientes, tienes que cumplir la ley de protección de datos y decírselo.
¿Qué te quita más tiempo cada semana?
Cuéntamelo y te digo qué automatizaría, qué dejaría como está y cuánto cuesta.
Preguntas frecuentes
¿Qué se puede automatizar en un negocio pequeño?
Lo que se repite y sigue siempre las mismas reglas: reservas y citas, avisos por correo, calendarios y el borrador de las respuestas a reseñas. Lo que necesita tu criterio, como una queja, es mejor que lo sigas decidiendo tú.
¿Por dónde empiezo a automatizar mi negocio?
Por lo que más se repite. Apunta durante una semana cada llamada o mensaje para lo mismo. En los negocios con clientes que reservan, suele ser la cita o la mesa.
¿Cuánto cuesta automatizar las citas?
Con mi agenda, 160 € + 28 €/mes para la web que ya tienes, hasta 2 personas y sin comisión por reserva. Todo + IVA.
¿Necesito saber de informática?
No. Lo monto yo y tú solo miras tus citas o reservas en el móvil.
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